Lijstjes die overal rondslingeren op en om je bureau. Een terugbelverzoek die je vergeten bent. Of iets dat je echt nog vandaag moest doen, maar waar je even niet aan gedacht hebt. Met één van de softwareprogramma’s in onze blog vergeet je geen enkele taak meer! Op naar structuur en regelmaat!

Wanneer je werkt met deadlines of met taken die steeds opnieuw terugkomen is het verstandig om deze goed te managen. Zo onthoud je wat er dagelijks gedaan moet worden. Taken die wekelijks, één keer in de twee weken of maandelijks terugkomen kunnen gemakkelijk ingepland worden. Sommige software bieden de mogelijkheid om verschillende projecten aan te maken. Voor jezelf is het ook fijn om te weten wanneer en welke sociale media uitingen je op welke dag wilt doen. Ook hier is ondersteuning voor, zodat alles op rolletjes loopt.

Een planning maken is vooral eerst realistisch kijken naar hoeveel tijd er per dag gewerkt wordt aan de organisatie. Besteed je acht uur per dag aan je onderneming of aan de organisatie waar je werkt (fulltime), dan maak je een 40-urige weekplanning. Taken die dagelijks terugkomen behoren tot het automatisme en kunnen voor het overzicht en de ruimte in je planning wel worden weggelaten. Begin je ’s morgens om acht uur en controleer je eerst altijd de mailbox, dan is het aan te raden om pas vanaf half negen taken in te plannen. Anders is je planning niet realistisch en haalbaar.

Google Agenda

In Google Agenda zijn taken in een tijdvak in te plannen. Per taak is aan te geven dat deze automatisch terug moet komen. Het nadeel hiervan is dat je de taken niet kan afvinken. Het is juist fijn dat taken uit het zicht verdwijnen wanneer je deze hebt afgerond. Wel kun je per type taak een kleur instellen om het overzicht te bewaren. Handig aan Google Agenda is dat je in één oog opslag ziet wanneer er nog ruimte is om een afspraak in te plannen. Je krijgt een herinnering op je mobiele telefoon wanneer je dit hebt ingesteld. Op je computer opent zich een pop-up venster om je aan je afspraak of taak te herinneren. In het afspraak bewerkvenster kun je aangeven hoeveel minuten van te voren je een herinneringsmelding wilt ontvangen.

Voordelen Nadelen
Herinnering wanneer het bijna tijd is Taken niet afvinken
Een kleur geven per type taak Bij grote hoeveelheid taken overzicht kwijt
Snel schakelen via Gmail Bij veel taken blijf je herinneringen ontvangen
Makkelijk te verplaatsen bij een wijziging van de datum Er is geen voortgang van de afgeronde taken
Zoekfunctie aanwezig om taken op te zoeken
Agenda gemakkelijk delen met anderen
Bij het inplannen van een afspraak kun je anderen uitnodigen
Je kunt suggesties doen bij Google Agenda Labs voor ideeën

Asana

Wanneer je begint voeg je eerst een team toe aan Asana. Vervolgens kun je personen toevoegen aan het team. Later kun je taken toewijzen aan de personen die zijn toegevoegd. Asana biedt de mogelijkheid om verschillende projecten aan te maken. Bijvoorbeeld een apart project om de Facebookberichten die je wilt plaatsen in te plannen. Wanneer je een project maakt kun je kiezen welke personen de projecten mogen zien. Je kunt ook een project voor jezelf aanmaken zonder dat anderen dat zien, bijvoorbeeld gewoon voor kleine ‘onbelangrijke’ taken die even snel moeten gebeuren.

Asana

Taak toevoegen
1. Klik op ‘Unassigned’ om de taak aan iemand toe te wijzen. Daarnaast kun je de datum waarop de taak moet worden uitgevoerd aangeven.
2. Klik op een datum in het maandoverzicht, klik daarna op OK om de datum vast te zetten.
3. Vul hier opmerkingen in of geef een gedetailleerde takenomschrijving
4. Klik op ‘set to repeat’ wanneer je de taak wilt laten terugkomen

Voordelen Nadelen
Je kunt een taak afvinken Taken goed indelen per project
Een kleur geven per type taak Hang wel een project aan een taak, anders kun je de taak moeilijker terugvinden
Makkelijk te verplaatsen bij een wijziging van de datum De datum en diegene voor wie de taak is moeten goed worden ingevuld, anders kan de planning in de soep lopen
Zoekfunctie aanwezig om taken op te zoeken Soms te complex in verband met de vele mogelijkheden (kan ook een voordeel zijn)
Projecten delen met anderen, zij krijgen eventueel een update wanneer een taak is afgerond Vaak krijg je teveel mailtjes, dit is wel handig wanneer er taken verlopen zijn en deze niet op tijd zijn afgerond
Ideaal wanneer je meerdere projecten hebt Je krijgt updates buiten werktijd, wanneer je dit vervelend vindt kun je dit uitschakelen.
App te downloaden in de Google Play Store

Je kunt zoveel taken maken als je wilt. Wil je precies weten welke taken moeten worden afgerond? Dan ga je naar ‘My tasks’ in de bovenste balk van Asana ter hoogte van de zoekbalk. Vervolgens zie je een overzicht van alle taken die nog niet voltooid zijn. De volgorde van de taken kun je wijzigen door op ‘View: Incomplete tasks’ te klikken. Klik hierna op ‘Tasks by Due Date’ waarna je de taken in volgorde van datum ziet.

Voortgang per project

Per project kun je de voortgang zien wanneer je op het project klikt (linker menu aan de zijkant). Dit kan erg handig zijn om de voortgang per project in de gaten te houden. Werk je met veel verschillende projecten en heb je een uitgebreid takenpakket, dan is Asana ook erg handig om het overzicht te behouden. De gratis versie van Asana biedt voldoende mogelijkheden om gestructureerd te werken en taken op tijd af te ronden.

Bij een taak, als voorbeeld nemen we Facebookbericht 1, kun je ook deeltaken toevoegen. In het overzicht met alle taken komt dan bij te staan van welke hoofdtaak de deeltaak een onderdeel is. Dit is handig wanneer er veel kleine taken onderdeel zijn van een grotere klus. Schrijf je een Facebookbericht, dan is het in een later stadium belangrijk om te kijken wat voor effect het bericht had. Dit kan je als deeltaak toevoegen aan de hoofdtaak Facebookbericht 1.

Simplicate

Wanneer je veel dingen moet onthouden en verschillende projecten beheert is Simplicate een interessante oplossing. Simplicate kun je veertien dagen gratis proberen. Alle klanten en projecten zijn toe te voegen in het systeem, waarna je taken kunt toevoegen. Deze zijn op de juiste datum in te plannen en af te vinken. Vervolgens kun je ook terugzien welke taken er al zijn afgerond en wie dat heeft afgerond. Het is als het ware je eigen digitale dossier waarin je alles terug kunt vinden. Een terugbelverzoek wordt echt niet over het hoofd gezien! Wil je een pakket inclusief project management bij Simplicate, dan betaal je €79.- per maand. Hierbij kun je ook een tijdregistratie op projecten bijhouden.

Bij het CRM gedeelte voeg je al je relaties en klanten toe. Vervolgens kun je hier taken aan toevoegen. Net als bij Asana moet je eerst personeel toevoegen om daar taken aan toe te kunnen wijzen. Het fijne aan het systeem is dat je de facturatie, administratie en takenverdeling in één systeem kunt toevoegen.

Voordelen Nadelen
Taken zijn gemakkelijk af te vinken en te verplaatsen naar een andere datum Teveel mogelijkheden voor kleine organisaties
Alle kenmerken en belangrijke dingen die je moet onthouden kun je toevoegen aan een project Niet gratis, vanaf €49.- per maand
Alle administratie in één systeem inclusief takenverdeling Wanneer taken niet op tijd worden afgerond krijg je geen herinnering
Innoveert met nieuwe mogelijkheden en implementaties

Wunderlist

Wunderlist voor bedrijven is een takenpakket waarbij je eveneens projecten en taken kunt toevoegen. Het handige aan Wunderlist is dat je snel kunt werken, alle functies zijn al in beeld weergeven. Per project is aan te geven welke taak het meest prioriteit heeft en zijn er deeltaken toe te voegen met één klik op de muisknop. Wunderlist lijkt qua functionaliteiten erg op Asana. Om een helder beeld te geven van de mogelijkheden kun je hier de video bekijken:

 

Basecamp 3

Beschik je over een groter team? Dan is Basecamp 3 een echte aanrader. Naast dat er verschillende projecten, personen en teams kunnen worden toegevoegd, zijn er ook live chats mogelijk om snel even het één en ander te bespreken en kort te sluiten. Ook kunnen ideeën en discussies op het eigen Basecamp 3 platform gevoerd worden. Taken zijn gemakkelijk in volgorde van prioriteit te zetten om aan te geven welke taak eerst voltooid moet worden. Heb je een snelle vraag over een taak of een project? Deze kun je één op één stellen via ‘Pings’. Zo kunnen alle taken snel en zonder problemen worden afgerond. Met Basecamp 3 is het mogelijk om al uw personeel met de ‘neuzen’ dezelfde kant op te krijgen.

Ideeën en brainstormen is mogelijk in een apart gedeelte van Basecamp. Ben je veel bezig met marketing, vernieuwing van het assortiment of andere dingen? Dan is dat een leuke en handige toevoeging. Alle berichten en commentaren blijven bewaard.

Wij hopen dat je met één van deze bovenstaande software orde schept in de chaos en dat je de bomen door het bos weer ziet. Het is namelijk erg vervelend als je niet meer weet wat er precies moet gebeuren. Een takenpakket dat aansluit bij jouw wensen geeft een hoop rust! Je kunt natuurlijk altijd eerst een aantal taken softwarepakketten uitproberen, voordat je het echt aan moet schaffen. Het is net wat je zelf het fijnst vindt om mee te werken. Heb je vragen over deze blog? Stel ze gerust!

 Local Scope